Skip to main content
Viet Association » BY-LAWS FOR THE LQPA

BY-LAWS FOR THE LQPA


Văn Bản Pháp Lý của Hiệp Hội Phụ Huynh Học Sinh Trường La Quinta (LQPA)


ĐIỀU I – TÊN GỌI

Đây là một tổ chức mang tên là La Quinta Parent Association, Inc. (Hiệp Hội Phụ Huynh Học Sinh Trường La Quinta), gọi tắt là LQPA. LQPA phục vụ cộng đồng của La Quinta High School, Westminster, California. La Quinta High School (LQHS) là một phần của Garden Grove Unified School District (Khu Học Chánh Garden Grove).

ĐIỀU II - MỤC ĐÍCH

LQPA được thành lập như một tổ chức công cộng bất vụ lợi trong Tiểu Bang California và hội không hoạt đông cho các lợi ích của cá nhân trong hội hoặc cho bất kỳ cá nhân nào khác. Hội được tổ chức theo Luật Bất Vụ Lợi. Mục tiêu cụ thể mà hội thành lập với mục đích là tạo điều kiện cho các em học sinh của trường được hưởng các phúc lợi về giáo dục dành cho các em học sinh, và các quyền lợi của cha mẹ của các em học sinh trong cộng đồng. Hội sẽ tích cực tạo điều kiện giao tiếp giữa các giáo viên, phụ huynh, và học sinh trong cộng đồng. Mục đích của hội là hỗ trợ các chương trình vì lợi ích giáo dục của học sinh tại trường trung học La Quinta. Hội cũng hỗ trợ về tài chánh cho các chương trình mà học sinh không được đài thọ bởi các Học Khu. Hội sẽ khuyến khích và kiêu gọi sự tham gia của tất cả các bậc cha mẹ, giáo viên, cũng như của cộng đồng cùng chung với nhà trường hầu để nâng cao các cơ hội giáo dục cho con em chung ta.

Tổng hội LQPA hiện có ba chi nhánh:

1. Hội Phụ Huynh và Giáo Viên (PTSSO) nói tiếng Anh.

2. Hội Phụ Huynh Mễ Tây Cơ Padres Unidos nói tiếng Tây Ban Nha.

3. Hội Phụ Huynh Học Sinh Việt Nam La Quinta nói tiếng Việt.

ĐIỀU III – CHÍNH SÁCH HOẠT ĐỘNG

Phần 1: Hội LQPA chỉ hoạt động với mục địch từ thiện trong các vấn đề giáo dục, phi đảng phái, phi bè phái, và phi thương mại. Tất cả các hoạt động đều không được phân biệt đối xử dựa trên tuổi tác, giới tính, tín ngưỡng, hoặc nguồn gốc quốc gia.

Phần 2: Các tôn chỉ hoạt động của Hội được đề ra để duy trì sự tuan thủ chính sách miễn thuế theo quy định của Mục 501 (c) 3 của Bộ Luật Thuế Vụ Hoa Kỳ.

Phần 3: Bầu cử: Mỗi thành viên trong hội sẽ có một phiếu. Bỏ phiếu có thể diễn ra bằng đề cử theo yêu cầu, hoặc bỏ phiếu bằng văn bản.

ĐIỀU IV - NĂM TÀI KHÓA

Năm tài khóa của các chi hội LQPA sẽ bắt đầu vào 01 tháng 9 và kết thúc vào ngày 31 tháng Tám năm sau.

ĐIỀU V - HỘI PHÍ

Phần 1: Hội Viên là bất kỳ phụ huynh hoặc người giám hộ của một học sinh dang theo học tại trường LQHS. Hiệu trưởng, giáo viên, hoăc bất kỳ nhân viên nào tại trường LQHS đều có thể trở thành một thành viên của bất kỳ chi hội nào hoặc của tổng hội của tất cả các PO.

Phần 2: Hội phí được thu nộp và quản lý bởi mỗi chi hội (PO) riêng biệt. Mỗi thành viên cua chi hội (PO) phải đóng hội phí hàng năm là mười đô ($ 10).

Điều VI - VIÊN CHỨC ĐIỀU HÀNH

Phần 1: Ban chấp hành: Các viên chức được chọn vào ban chấp hành có trách nhiệm bao gồm một Chủ Tịch, Bí thư, và Thủ Quỹ. Vị trí chủ tịch có thể là một vị trí được chia sẻ giữa những thành viên điều hành hội với quyền hạn đồng đều như Đồng-Chủ tịch. Mỗi chi hội riêng biệt có thể chỉ định thêm một hoăc hai Đồng-Chủ Tịch.

Phần 2: Điều kiện của ban chấp hành: Mọi thành viên của chi hội phải có đủ điều kiện để phục vụ trong bất kỳ vị trí Ban Chấp Hành khi cần.

Phần 3: Đề cử & Bầu cử: Đề cử cho vị trí cán bộ sẽ được đệ trình tại cuộc họp hoặc bằng văn bản trước khi cuộc họp. Tại cuộc họp về bầu cử này, các danh tính đề cử có thể được thực hiện bởi các thành viên chi hội. Biểu quyết có thể diễn ra bằng tiếng nói theo yêu cầu đề cử, hoặc bỏ phiếu bằng văn bản tại cuộc họp bầu cử cua hội.

Phần 4: Thời hạn phục vụ của Ban Chấp Hành: Ban Chấp Hành được bầu với nhiệm kỳ một năm dương lịch (bắt đầu từ 1 tháng 10 và kết thúc vào ngày 30 tháng Chín năm sau) bởi các thành viên trong hội. Một thành viên ban chấp hành chỉ có thể giữ một chức vụ vào mỗi một thời điểm của nhiệm kỳ.

Phần 5: Tất cả các thành viên phải có trách nhiệm vì lợi ích tốt nhất của hội. Các thành viên ban chấp hành sẽ không được hưởng lợi hoặc được trả lương cho những sự phục vụ của mình.

Phần 6: Tham gia các buổi họp. Mỗi thành viên trong ban chấp hành đều có có trách nhiệm tham dự cuộc họp của LQPA do trường tổ chức, hoặc có thể thay phiên nhau tham dự.

Phần 7: Hợp Đồng và Mua Sắm: Không thành viên nào có quyền bảo đảm bất kỳ hợp đồng nào với tổng hội LQPA hoặc chi hội PO mà không có sự chấp thuận của các thành viên trong hội bằng cách bỏ phiếu tán thành. Bất kỳ mua sắm hàng phải được phê duyệt và thực hiện trong phạm vi các giới hạn ngân sách.

ĐIỀU VII – CHỨC NĂNG CỦA CÁC THÀNH VIÊN BAN CHẤP HÀNH

Phần 1: Chủ Tịch

Chủ tịch và đồng chủ tịch có trách nhiệm:

1. Chủ trì tất cả các cuộc họp của chi hội (PO).

2. Chuẩn bị chương trình nghị sự của mỗi cuộc họp.

3. Hỗ trợ và phối hợp với tổng hội LQPA trong những vấn đề nghị sự chung.

4. Thay mặt Thủ Quỹ trong các vấn đề chi tiêu và ghi lại các chi tiết trong trường hợp vắng mặt thủ quỹ.

5. Bổ nhiệm Uỷ ban đặc biệt khi cần thiết để điều hành hội.

Phần 2: Thu Ký

Thư ký có trách nhiệm:

1. Duy trì tất cả hồ sơ của các LQPA, bao gồm cả các giao dịch, hợp đồng, thư từ, và các tài liệu liên quan.

2. Ghi lại các biên bản của các cuộc họp và gửi bản sao cho mỗi nhân viên trong vòng hai tuần của cuộc họp ghi lại.

3. Lưu lại các biên bản từ cuộc họp LQPA trước tại mỗi cuộc họp hàng tháng của chi hội

4. Giữ các hồ sơ tổ chức từ quy hoạch của bất kỳ sự kiện được tổ chức bởi tổng hội. Những hồ sơ này phải được lưu giữ trong một địa điểm an toàn và sẵn có, khi được yêu cầu của bất kỳ thành viên nào trong chi hội, phải được sẵn sang đem ra trình bày.

5. Tham dự va hoạt động ăn khớp với sự kiện chính của tổng hội LQPA.

6. Giữ một bản sao Văn Bản Pháp Lý Hội Phụ Huynh Học Sinh LQPA và danh sách thành viên hiện tại cho mỗi chức vụ và cấp theo yêu cầu cho bất kỳ nhân viên LQPA.

7. Cung cấp một bản sao in của Văn Bản Pháp Lý Hội Phụ Huynh Học Sinh LQPA đến các thành viên Ban Chấp Hành mới được bầu trước cuộc họp đầu tiên của ban chấp hành.

Phần 3: Thủ quỹ

Thủ quỹ có trách nhiệm:

1. Hoạt động như giám sát viên của quỹ tài chánh của hội và hỗ trợ tất cả các hoạt động ngân hàng của hội.

2. Cập nhật tất cả hồ sơ tài chính của hội một cách chính xác.

3. Báo cáo trên tất cả các khoản tiền nhận được từ các thành viên đóng góp trong hội. Mỗi chi hội PO sẽ duy trì các tài khoản ngân hàng riêng biệt để nhận tiền tài trợ.

4. Cung cấp một báo cáo quyết toán bằng văn bản tài chính của các chi tiêu tại mỗi chi hội PO.

5. Kiểm toán tất cả các hóa đơn và biên lai gửi thanh toán hoặc hoàn trả để đảm bảo yêu  phù hợp với chính sách và tôn chỉ của tổng hội LQPA. Trả tất cả các hóa đơn và giải ngân theo uỷ quyền của các thành viên ban chấp hành LQPA.

6. Thực hiện khai nộp đầy đủ và kịp thời của tất cả các hồ sơ khai thuế liên bang và tiểu bang cũng như các báo cáo tài chính khác, liên quan đến chương  501 của LQPA 3 (c) đã áp dụng để duy trì các hồ sơ một cách chính xác.

7. Hoàn thành tất cả các bản cập nhật tài chính vào năm tài khóa kết thúc và cung cấp một báo cáo đầy đủ vào cuối năm tài chính.

Điều VIII - BAN CHẤP HÀNH

Phần 1: Ban chấp hành là các thành viên của LQPA. Hiệu trưởng Trường, đại diện giáo viên, hoặc các cán bộ của học khu GGUSD khác tham gia trên diễn đàn.

Phần 2: Hiệu trưởng và đại diện giáo viên không bắt buộc phải trả tiền hội phí hàng năm như các thành viên khác (cha mẹ). Hiệu trưởng (hoặc người đại diện của trường) hoạt động như liên lạc giữa nhà trường và hội phụ huynh học sinh để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động LQPA là phù hợp với chính sách và tôn chỉ của nhà trường.

Phần 3: Nhiệm vụ của Ban chấp hành sẽ tiến hành các quyên góp tài chánh cần thiết để chuẩn bị và hỗ trợ cho các cuộc họp thường xuyên của hội LQPA.

Điều IX – CÁC CUỘC HỌP

Phần 1: Các cuộc họp thường xuyên của LQPA - Sẽ được tổ chức hàng tháng, ngoại trừ trong tháng Bảy và tháng Tám, ngay tại trường vào ngày và thời gian được quy định bởi ban chấp hành. Ngày tháng và thời gian của các cuộc họp hàng tháng sẽ được chủ tịch của hội trình bày tại phiên họp thường kỳ đầu tiên của năm học mới.

Phần 2: Ban chấp hành sẽ hội kiến với nhau trong vòng 20 phút trước khi bắt đầu cuộc họp thường kỳ để thống nhất với nhau về chương trình nghị sự của kỳ họp.

Phần 3: Các cuộc họp đặc biệt của hôi có thể được kêu gọi bất cứ lúc nào trong năm học do chủ tịch của tổng hội đề nghị hoặc khi có yêu cầu bằng văn bản với Tổng thư ký của ít nhất năm (5) PO thành viên sốt sắng trong hội. Mục tiêu của nhũng cuộc họp đặc biệt như vậy phải được đưa ra và trình bày cho các thành viên của hội ít nhất là 10 ngày trước khi cuộc họp bắt đầu.

Phần 4: Định Tức Số Đại Biểu: Ít nhất một thành viên từ mỗi chi hội sẽ tạo thành một số đại biểu cần thiết. Một số đại biểu cần thiết phải được đáp ứng để cho bất kỳ cuộc bỏ phiếu sẽ diễn ra.

Phần 5: Cơ cấu Hội nghị đai biểu: Phiên họp thường kỳ của tổng hội LQPA sẽ có 15 phút để trình bày các tiết mục phổ biến cho tất cả các thành viên của các hội. Mỗi chi hội PO sẽ được cho phép thời gian để dịch sang ngôn ngữ của cộng đồng mình, nếu dịch giả không có mặt. Sau đó, mỗi chi hội sau đó có thể tiến hành cuộc họp một cách riêng biệt theo cộng đồng của mình. Tại buổi tổng kết, cuộc họp của tổng hội LQPA sẽ triệu tập lại với một bản tóm tắt của các cuộc họp chi hội riêng biệt.

Phần 6: Cuộc họp của tổng hội LQPA lần cuối sẽ diễn ra trong tháng sáu, trước khi kết thúc niên học.

Điều X - QUỸ

Phần 1: Sử dụng: Quỹ của hội được quản lý bởi mỗi chi hội và được sử dụng cho các chương trình, sự kiện, và các mục mà trực tiếp mang lại lợi ích cho các học sinh của trường La Quinta. Các trường hợp ngoại lệ như Tiệc Ăn Trưa hàng năm cho giáo viên và nhân viên của trường và không có nhiều hơn hai lần hoạt động nhỏ khác.

Phần 3: Chi phí: Bồi hoàn cho tất cả các chi phí sẽ được thực hiện chỉ sau khi biên lai thu các khoản chi phí đã được kiểm chứng chi tiết với sự chấp thuận của Thủ quỹ chi hội. Các chi phí bồi hoàn phải được giải quyết trong vòng 30 ngày kể từ ngày các chi phí phát sinh hoặc ba tuần trước khi kết thúc năm tài chính, tùy theo điều kiện nào đến trước, và phải kèm theo biên lai. Bất kỳ ứng tiền mặt để trang trải chi phí trước khi mua hàng phải được ghi chép chi tiết. Tất cả các tiền quỹ không sử dụng phải được trả lại cho Thủ quỹ của hội ngay sau khi mua.

Phần 5: Báo cáo: Một bản báo cáo tài chính được thực hiện trong mẫu in cho mỗi thành viên tại mỗi cuộc họp LQPA. Báo cáo này sẽ tóm tắt các thông tin cung cấp bởi thủ quỹ của chi hội.

Phần 6: Quỹ chuyển tiếp: Các quỹ của hội được quyền chuyển tiếp kinh phí cho năm tài chính sau theo sự điều hành của Ban chấp hành hội.

ĐIỀU XIII - QUYỀN NGHỊ VIỆN

Phần 1: Nguyên Tắc: Các quy tắc có trong phiên bản hiện tại của Robert's Rules of Order Newly Revised rằng ban chấp hành của hôi phụ huynh học sinh phải có trách nhiệm trong mọi trường hợp đối với Văn Bản Pháp Lý của Hội được áp dụng và trong đó họ không mâu thuẫn với các văn bản dưới luật. Một bản sao của các Quy tắc này sẽ được giữ bởi Thư ký của hội và phải được thực mang ra tại mỗi cuộc họp của hội.

Phần 2: Ủy Ban Pháp Lý. Một ủy ban đặc biệt có thể được bổ nhiệm nộp một bộ sửa đổi các văn bản pháp lý dưới luật của đa số phiếu tại một cuộc họp của tổng hội LQPA thông thường.

Phần 3: Văn Bản Pháp Lý Bổ Sung: Các văn bản dưới luật này có thể được sửa đổi theo các điều kiện sau đây:

• Ủy Ban Pháp Lý có trách nhiệm nộp yêu cầu sửa đổi lên tổng thư ký; và

• Ít nhất 14 ngày trước khi thông báo sẽ được đưa ra để các thành viên LQPA bỏ phiếu sẽ được thực hiện tại cuộc họp kế tiếp của tổng hội LQPA thường xuyên; và

• số đại biểu định tức cần thiết được đáp ứng tại cuộc họp và những yêu cầu sửa đổi phải được thông qua bởi đa số phiếu của những người hiện diện.

• Mọi sửa đổi đã được phê duyệt sẽ có hiệu lực ngay lập tức và được lập biên bản bởi thư ký.

Điều XIV - GIẢI THỂ

Phần 1: Giải thể: Các thành viên trong ban chấp hành LQPA có thể bị giải thể bằng việc thông báo trước cho mỗi hội viên và thành viên trong ban chấp hành LQPA, việc bỏ phiếu sẽ được thực hiện tại cuộc họp kế tiếp LQPA thường kỳ (số đại biểu cần thiết của ban chấp hành mới phải được đáp ứng), và yêu cầu được chấp thuận bởi đa số phiếu của những người hiện diện.

Phần 2: Quỹ còn lại: Khi một cuộc bỏ phiếu giải tán ban chấp hành LQPA, các quỹ còn lại đầu tiên được sử dụng để thanh toán bất kỳ khoản nợ của LQPA vượt trội và sau đó số tiền còn lại sẽ trở lại trường học và được sử dụng vào lợi ích cho các học sinh theo quyết định của hiệu trưởng.

Ghi Chú: Văn Bản Pháp Lý LQPA đã được phê chuẩn vào tháng 11 năm 2011.

(Bản dịch sang tiếng Việt bởi Phạm Văn Trình, thành viên của LQPA từ 2010 đến 2014)





BY-Laws for the La Quinta Parent Association (LQPA), Inc

ARTICLE I – NAME

The organization shall be named La Quinta Parent Association (LQPA), Inc; herein referred to as the LQPA.   The LQPA serves the community of La Quinta High School, Westminster, California. La Quinta High School (LQHS) is part of the Garden Grove Unified School District (GGUSD).
ARTICLE II - PURPOSE

LQPA is a corporation that was formed as a nonprofit Public Benefit Corporation with the State of California and is not organized for the private gain of any person. It is organized under the Nonprofit Public Benefit Corporation Law for charitable purposes.  It is organized under the Nonprofit Public Benefit Corporation Law for charitable purposes.  The specific purposes for which this corporation is organized are to promote the welfare, growth, and education of children, youth, and adults in the school and the community. The corporation will promote positive communication between teachers, parents, student, and the community. The corporation's purpose is to sponsor projects and events for the educational benefit of La Quinta High School students. Financial support will be provided to support teachers and student programs not covered by the GGUSD. The corporation will encourage and foster parent, teacher and community involvement and cooperate with school administration to enhance educational opportunities.

The LQPA unites the three current Parent Organizations (PO): 

  1. Parent, Teacher, Student Staff Organization (PTSSO) that is presented in English.

  2. Padres Unidos that is presented in Spanish.

  3. Hội Phụ Huynh Học Sinh Việt Nam La Quinta that is presented in Vietnamese.

    ARTICLE III - POLICIES

    Section 1: The LQPA shall operate for charitable, educational, non-partisan, non-sectarian, and non-commercial purposes and shall not discriminate based on age, sex, creed, or national origin.
    Section 2: The policies of the LQPA are established to maintain a tax-exempt status as defined by Section 501(c)3 of the Internal Revenue Code.

    ARTICLE IV - FISCAL YEAR

    The fiscal year of the LQPA shall begin on September 1st and end on the following August 31st.

    ARTICLE V - MEMBERSHIP & DUES

    Section 1: Membership. Any parent or guardian of a current LQHS student, the Principal, or any LQHS teacher or staff may become a member of any or all POs.

    Section 2: Dues. Dues are collected and managed by each separate PO. Each PO member shall pay annual membership dues of Ten dollars ($10.00) to the respective PO.

    Section 3: Vote. Each individual paying member shall have one vote. Voting may take place by voice, upon request, or written ballot.

    ARTICLE VI - OFFICERS

    Section 1: Officers. The Officers shall consist of an elected President, Secretary, and Treasurer. The position of President may be a shared position between two individuals, thus acting equally as Co-Presidents. Each of the separate POs can appoint one additional officer on the board.
    Section 2: Eligibility. Only Members of LQPA (POs) shall be eligible to serve in any Officer position.
    Section 3: Nominations & Elections. Nominations for Officers' positions shall be submitted at the nominating meeting or in writing prior to the meeting.  At this meeting nominations may be made by the PO membership.  Voting shall take place by voice, upon request, or written ballot at the election meeting
    Section 4: Term of Service. Officers shall be elected for a term of one calendar year (beginning October 1st and ending on the following September 30th) by the general LQPA Membership. A person may hold only one Officer's position at a time.
    Section 6: All Officers shall act in the best interest of the LQPA. No Officer shall be compensated by the LQPA for their service.
    Section 8: Attendance. Each Officer shall attend the LQPA meeting, or provide a substitute.
    Section 10: Contracts & Purchases. No Officer shall secure any contract in the name of the LQPA or any PO without the approval to do so by vote of the PO members. Any approved purchases must be made within the budgetary restrictions.
    ARTICLE VII - OFFICER DUTIES

    Section 1: President
    The President(s) shall:

  4. Preside over all meetings of the PO.
  5. Prepare each meeting's agenda.
  6. Assist in the total coordination of all the LQPA as a whole.
  7. Sign checks, notes, etc. in the absence of the Treasurer.
  8. Appoint Special Committees as needed.

Section 2: Secretary
The Secretary shall:

  1. Maintain all records of the LQPA, including transactions, contracts, correspondence, and related documents.
  2. Record the minutes of the meetings and forward copies to each officer within two weeks of the recorded meeting.
  3. Circulate the minutes from the preceding LQPA meeting at each monthly PO meeting
  4. Maintain organized records from the planning of any event hosted by the LQPA. These records should be kept in a secure location and made available, upon request, to any PO member planning a similar event.
  5. Attend to the official correspondence of the LQPA.
  6. Hold a copy of the LQPA Bylaws, Parliamentary Procedures, and current Membership list and make each available upon request to any LQPA officer.
  7. Provide a printed copy of these Bylaws to each newly elected officer prior to the first regular LQPA meeting.

Section 3: Treasurer
The Treasurer shall:

  1. Act as custodian of funds and assist with all banking activities of the LQPA.
  2. Maintain up-to-date, accurate financial records of the LQPA.
  3. Report on all funds received by all the PO’s under the LQPA.  Each PO will maintain separate accounts for receiving funds.
  4. Provide a written and oral financial report of the receipts and expenditures at each PO.
  5. Audit all invoices and receipts submitted for payment or reimbursement to ensure each request is in compliance with LQPA policies. Pay all bills and disburse funds as authorized by the LQPA.
  6. Perform the complete and timely filing of all federal and state tax returns as well as other financial reports, pertaining to the LQPA's 501(c)3 status, as applicable; and maintain accurate records of such.
  7. Complete all financial updates by the close of the Fiscal Year and provide a full year-end financial report.

ARTICLE VIII - EXECUTIVE BOARD

Section 1: Executive Board. The Executive Board is the LQPA officers.  The School Principal, Teacher Representative, or other GGUSD officials are participants on the board.

Section 2: Principal & Teacher Representative. The Principal and the Teacher Representative are not required to pay annual Dues. The Principal (or their representative) acts as liaison between the School and the LQPA and ensures that all LQPA activities are in accordance with School policies and procedures.

Section 3: Duties. The Executive Board shall conduct necessary business in preparation for the Regular LQPA meetings.
ARTICLE IX - MEETINGS

Section 1: Regular Meetings of the LQPA - Shall be held monthly, except during July and August, at the School, on a date and time pre-established by the Executive Board. Dates and times of the monthly meetings shall be presented by the President at the first regular meeting of the school year.
Section 2: Executive Board Meetings - Shall be held 20 minutes before the beginning of the regular meeting, or as agreed upon by the Officers.
Section 3: Special Meetings of the LQPA - May be called at any time during the school year by the President or upon the written request to the Secretary of at least five (5) PO members in good standing. The objective(s) of such Special meeting must be set forth and presented to the PO membership at least 10 days prior to the meeting.
Section 4: Quorum. At least one member from each PO shall constitute a quorum. A quorum must be met in order for any vote to take place.

Section 5: Meeting Structure.  The LQPA regular meeting will have 15 minutes to present common items to all members.  Each PO will be allowed time to translate, if translators are not present.  Each PO can then meets separately and conduct their regular meeting.  At the conclusion the LQPA will reconvene to close the meeting with a summary of the separate meetings.

Section 6: The final LQPA meeting shall take place in June, prior to the close of school.
ARTICLE X - FUNDS

Section 1: Use. LQPA funds, as managed by each PO, shall be used for programs, events, and items that directly benefit the students of the School; with the exceptions of the annual Teacher/Staff Appreciation Luncheon, and no more than two other small reception activities.
Section 3: Expenses. Reimbursements for all expenses shall be made only after receipts for the expenditures have been audited, documented, and approved by the PO Treasurer. It is suggested that each PO reimbursement requests should be submitted to the PO Treasurer within 30 days of the incurred expense or by three weeks prior to the end of the fiscal year, whichever comes first, and must be accompanied by a receipt. Any cash advance to cover expenses prior to a purchase must be documented in detail. All unused funds must be returned to the PO Treasurer immediately following the purchase.
Section 5: Reporting. An updated financial report shall be made available in printed form to each LQPA member at each LQPA meeting.   This report will summarize the information submitted by the treasurer of each PO.
Section 6: Carry-Over. The LQPA is authorized to carry over funds for the following fiscal year as recommended by the Executive Board.

ARTICLE XIII - PARLIAMENTARY AUTHORITY

Section 1: Rules. The rules contained in current edition of Robert's Rules of Order Newly Revised, shall govern the LQPA in all cases in which they are applicable and in which they do not conflict with these Bylaws. A copy of these Rules shall be held by the Secretary and be made available at each meeting.
Section 2: Bylaws Committee. A Special committee may be appointed to submit a revised set of Bylaws by majority vote at a regular LQPA meeting.
Section 3: Bylaws Amendment. These Bylaws may be amended under the following conditions:

  • The Bylaws Committee shall submit the revision request to the Secretary; and
  • At least 14 calendar days prior notice shall be given to the LQPA Membership that a vote will be taken at the next scheduled Regular LQPA meeting; and
  • A quorum is met at the meeting and the revision request is approved by a majority vote of those present.
  • All approved amendments shall become effective immediately and recorded by the Secretary.

ARTICLE XIV - DISSOLUTION

Section 1: Dissolution. The LQPA may be dissolved provided prior notice is given to each PO and the LQPA Membership, a vote is taken at the next scheduled Regular LQPA meeting (a quorum must be met), and the request is approved by a majority vote of those present.
Section 2: Remaining Funds. Upon a vote to dissolve the LQPA, the remaining funds shall first be used to pay any outstanding LQPA debt and then the remaining funds shall revert to the School and be used toward the benefit of the students at the discretion of the Principal.

Approved on November 2011 by LQPA